2　文書取扱者は各課長が事務吏員のうちから指定する。

3　文書取扱者が不在のときは課長が指定する事務吏員がその職務に当たる。

2　公文例は，別表第1のとおりとする。

2　発送文書については，町名の頭文字と各課局の頭文字を用いた記号をつけ，主管課に備えつけの文書受発簿(第1号様式)により各課ごとの一連番号を付けるものとする。ただし，主管課長が記号及び番号を付ける必要がないと認めた文書又は軽易な文書は，これを省略することができるものとする。

3　条例，規則，告示及び訓令等には町名を冠し例規等番号簿により総務課においてその種類ごとに一連番号を付けるものとする。

4　前項以外の文書には，主管課において，会計年度による一連番号を付けるものとする。

2　総務課長は，収受文書のうち本庁で収受することが適当でない文書については転送し，又は返送しなければならない。

3　郵送料金が未納又は不足の文書は，公務に関係があると認められるものに限り，未納又は不足料金を納めて収受することができる。

2　前項の文書は必要に応じて，文書処理カード(第11号様式)(以下「処理カード」という。)を貼付しなければならない。ただし，金券及び物品等は，金券処理簿(第5号様式)又は物品処理簿(第7号様式)により処理しなければならない。

3　親展文書，秘密文書，陳情書，請願書，異議申立書，その他権利の得喪及び変更に関する文書は，特殊文書処理簿(第6号様式)により処理しなければならない。

2　総務課長は，特に重要又は異例と認められる文書については各課の文書取扱者に配布する前に町長及び副町長の閲覧に供しなければならない。

3　2以上の課に関係のある文書は，関係の最も深い課に配布する。

2　閲覧区分は瀬戸内町事務決裁規程(昭和45年瀬戸内町訓令甲第3号)に準じて行う。

3　主管課長は，配布を受けた文書が町長及び副町長の閲覧に供する必要があると認めたときは，前項の規定にかかわらずその文書を町長及び副町長の閲覧に供しなければならない。

4　主管課長は，文書の配布を受けたときは係ごとの分類をし，主管係長及び係員に配布しなければならない。

5　配布文書は他課に関係のあるものは，供覧の上3日以内に閲覧又は処理を終え関係課長等に返戻しなければならない。

2　各課長は配布文書の処理が期日までにできないと認めるときは，関係課長等と処理予定月日の変更を，協議しなければならない。

3　各課長は，前項の文書が規定により処理予定日の変更を行っても，なお処理されないときは上司に報告しなければならない。

2　電話又は口頭による事案については電話口頭処理カード(第13号様式)によって処理しなければならない。

3　文書の起案は次の各号に定めるところによる。

4　電報案は特に簡明を旨とし，略符号をもちいるものとする。

2　特に急を要する文書については，欄外に朱書で「至急」の表示をすることができる。

2　他課に関係のある伺書は課長が関係課長と合議したのち決裁を受けるものとする。

3　伺書を合議する場合の順序は関係の最も深い課長を先にすることとし，課の順序を合議欄の左から順に表示するものとする。

2　回議又は合議を受けたときは，速やかに処理しなければならない。合議の伺書に異議があるときは，主管課長と協議し，その同意を得ることができないときは，伺書にその意見を付さなければならない。

3　文書の日付は完結の日付とする。ただし，施行を要する文書は施行の日とする。

2　発信文書には原則として発信名儀者の印を押すものとする。ただし，権利の消長に関係しない印刷したもの，並びに町民，嘱託員等あての文書については押印を省略することができる。

3　契約，許可，認可，承認，証明その他重要な文書はその上部と，原議書とに契印を押し，紙数2枚以上にわたるときは，その綴目に前条の印章を用い，割印しなければならない。

4　前項の文書の文字を訂正挿入又は削除したときは，その字数を上部欄外に記入し，前条の印章を押さなければならない。

5　総合行政ネットワーク文書を送信するときは，電子署名を行うものとする。

6　電子署名を行うために必要な手続，その他の事項は別に定める。

2　発送は原則として郵送とする。ただし，古仁屋市街地又は総務課長が認めた箇所については使送で行い，文書配達簿(第3号様式)に必要事項を記入するものとする。なお特殊なものには受取人の受領印を受けなければならない。

3　庁外への発送文書は，主管課において必要な包装等を行い，あて名及び所管の課を明記し文書受発簿に必要事項を記入の上，主管課の文書取扱い者が総務課に持参するものとする。

2　当直員は，前項の文書の引渡しがあったときは次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

2　主管課長は，未完結文書を調査し，その経緯を明らかにするとともに必要な処置をとらなければならない。

2　文書の貸付けは3日以内とする。

3　総務課長は貸出期限が前項の日数を経過したときはその返還を命じなければならない。

4　総務課長は貸出し中であっても必要がある場合は貸出しの返還を命ずることができる。

2　文書は総務課長の承認を受けなければ関係者以外に謄写させ，若しくは閲覧させ又はその謄写したものを交付してはならない。

2　保存期間は，暦年によるものは，処理完結の翌年1月1日から，会計年度によるものはその翌年度の4月1日から起算する。

2　主管課長は，書庫の管理に当たっては，火災及び盗難に注意するとともに保存文書の防湿，防虫等に努めなければならない。

3　係員以外の者は主管課長の承認を受けなければ書庫内に立ち入ってはならない。

2　前項の場合においては，第32条の規定を準用する。

2　前項の廃棄は焼却とする。

この規則は，公布の日から施行し，昭和37年5月1日から適用する。

この規則は，昭和38年1月1日から施行する。

この規則は，昭和57年1月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，平成15年4月1日から施行する。

(施行期日)

この規則は，平成19年4月1日から施行する。

この規則は，平成20年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。